從業(yè)7年，老原總結(jié)的2個(gè)項(xiàng)目管理溝通技巧
對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，常會(huì)看三個(gè)“規(guī)?！?，一是做的項(xiàng)目有多大的用戶規(guī)模，二是負(fù)責(zé)的項(xiàng)目有多大的預(yù)算規(guī)模，三是帶過(guò)多少人員規(guī)模的項(xiàng)目。這三件事情中最需要硬技能和工具支撐的大概是最后一個(gè)，也就是我們常說(shuō)的項(xiàng)目管理技能。
其實(shí)不少剛開(kāi)始嘗試項(xiàng)目管理的人，包括老原自己也曾經(jīng)遇到過(guò)這樣的問(wèn)題：
? 自己沒(méi)權(quán)沒(méi)勢(shì)，大家憑什么聽(tīng)我的？
? 資源受限，如何向老板爭(zhēng)取更多資源？
? 怎樣才能推進(jìn)多方任務(wù)，贏得跨部門(mén)信任？
? 明明團(tuán)隊(duì)里的人都很牛，為什么合在一起卻成不了事？
其實(shí)，做好項(xiàng)目管理，得學(xué)會(huì)“軟硬兼施”?？偨Y(jié)為2個(gè)項(xiàng)目管理技巧。
一、理清五大過(guò)程組，掌握項(xiàng)目管理錦囊想要做好項(xiàng)目管理，技巧一就是理清項(xiàng)目管理五大過(guò)程組。項(xiàng)目管理的流程可以說(shuō)是由一系列的子過(guò)程組成的，它是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，所以不能盲目追求結(jié)果而忽略或壓縮了中間的管理過(guò)程組。一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理包含了五大過(guò)程組：
啟動(dòng)、規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控與收尾。項(xiàng)目管理的過(guò)程不是獨(dú)立一次性事件，它們貫穿于項(xiàng)目的每一個(gè)階段，按照一定的順序發(fā)生，并互相有重疊的活動(dòng)。項(xiàng)目生命周期的諸階段可以看成是大的管理過(guò)程，不同的階段與過(guò)程相互聯(lián)系、相互制約。通常一個(gè)過(guò)程的輸出通常是下一個(gè)過(guò)程的輸入，或者是項(xiàng)目的可交付成果。
從項(xiàng)目的開(kāi)始到完成交付是由多個(gè)過(guò)程組相互作用的，所以說(shuō)項(xiàng)目管理是一個(gè)綜合性過(guò)程，需要協(xié)調(diào)好每一個(gè)過(guò)程與其他過(guò)程的配合、聯(lián)系和作用。
二、學(xué)會(huì)溝通，你就是先行者項(xiàng)目經(jīng)理管理的核心就是借事修人。其中“事”就是項(xiàng)目，但終點(diǎn)是提升人的領(lǐng)導(dǎo)力。說(shuō)得再直白一點(diǎn)，就是項(xiàng)目管理技能就是幫助你“使眾人行”，幫助你成事兒的。
在所有的項(xiàng)目管理技巧中，溝通是最重要的，溝通就是信息的有效傳遞和接收。如果你能比別人更早意識(shí)到這一點(diǎn)，就已經(jīng)走在了很多人前面。項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作就是與項(xiàng)目利益相關(guān)方溝通，在某種程度上，項(xiàng)目的成敗取決于項(xiàng)目利益相關(guān)方之間溝通的有效性。在實(shí)際項(xiàng)目管理中，信息的傳遞常會(huì)出現(xiàn)一種名叫“溝通漏斗”現(xiàn)象，因?yàn)楦鞣N因素，最后得到的有效信息微乎其微。要完全消除溝通中的“溝通漏斗”幾乎是不可能的，所以在為了保持項(xiàng)目溝通的有效性時(shí)，溝通技巧就顯得尤為重要了。
技巧1：明確溝通目的。不同的溝通措施是為了實(shí)現(xiàn)不同的項(xiàng)目管理目的。很多管理人員認(rèn)為只有行動(dòng)才是最重要的，他們很少在行動(dòng)之前仔細(xì)定義清楚行動(dòng)的目的。還有一種誤區(qū)是將行動(dòng)等同于目的。“慢慢計(jì)劃，快速行動(dòng)”是很重要又經(jīng)常被忘記的。
技巧2： 明確溝通對(duì)象。要將正確的信息給正確的人，必須先明確誰(shuí)是正確的人。信息的價(jià)值是因人而異的。如果我們不能識(shí)別和定義清楚我們的溝通對(duì)象，那么溝通也就失去了意義。
技巧3：確定溝通內(nèi)容。溝通內(nèi)容的確定需要包含以下幾個(gè)原則。
（1）信息要簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確。在一次溝通過(guò)程中不能包含太多的信息量，一般不要涉及三個(gè)以上的問(wèn)題，否則接收信息的人很難把握信息的關(guān)鍵，或者他們認(rèn)為的關(guān)鍵與我們希望他認(rèn)為的關(guān)鍵會(huì)不一致。
（2）信息要誠(chéng)實(shí)。信息的內(nèi)容要有足夠的可靠性。
（3）信息要規(guī)范。規(guī)范化的信息不僅使人看起來(lái)清晰、理解起來(lái)容易，而且還會(huì)給人以良好的感覺(jué)，因?yàn)橐?guī)范程度就是管理程度的反映。
技巧4：確定溝通方式和時(shí)間。溝通要選擇恰當(dāng)?shù)姆绞?，無(wú)論是在口頭還是書(shū)面溝通方面,都可以助你在短時(shí)間內(nèi)提高溝通效率，并以最適合于項(xiàng)目利益相關(guān)方角色特點(diǎn)和性格特點(diǎn)的方式展現(xiàn)出來(lái)。溝通的時(shí)機(jī)和節(jié)點(diǎn)都是非常重要的。對(duì)于信息而言，溝通要及時(shí)，因?yàn)檫^(guò)時(shí)的信息是沒(méi)有價(jià)值的。關(guān)于溝通節(jié)點(diǎn)，一般說(shuō)來(lái)，在項(xiàng)目生命周期各階段的過(guò)渡時(shí)期、里程碑節(jié)點(diǎn)、項(xiàng)目產(chǎn)生變更的時(shí)候都是需要加強(qiáng)項(xiàng)目溝通的時(shí)候。
技巧5： 建立有效的反饋機(jī)制。反饋機(jī)制主要是為了解決三個(gè)問(wèn)題：
信息是否已經(jīng)被接收？信息是否已經(jīng)被理解？信息溝通是否已達(dá)到目的？如果缺乏有效的反饋將不能及時(shí)糾正溝通中存在的關(guān)于信息理解的不一致等問(wèn)題，還會(huì)產(chǎn)生“負(fù)反饋”，加劇項(xiàng)目利益相關(guān)方之間的誤解。在項(xiàng)目開(kāi)始的時(shí)候必須要制定項(xiàng)目溝通方式，要在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上得到利益相關(guān)方的確認(rèn)。
在很多時(shí)候，單單具備技術(shù)上的積累，并不能把一件事做成做好。只有兩條腿走路，才能走得又快又穩(wěn)。
技術(shù)積累就像做加法，而一邊做技術(shù)一邊了解項(xiàng)目管理就像做乘法。能在這條路上走多遠(yuǎn)，不取決于你的起點(diǎn)，也不取決于你當(dāng)前所處的位置，而是你是否對(duì)此有持續(xù)的熱情和足夠的專注，來(lái)支撐你真正付諸行動(dòng)。
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